Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 13/14 DSGVO.
Proinnova - Thomas Schulten, Mittelstraße 1, 56379 Winden. E-Mail: info@voiceofficeapp.de.
SprachBüro ist eine Web-Anwendung zur Büro- und Buchhaltungsorganisation (Angebote, Rechnungen, Kunden, Termine, Belege, Buchhaltung). Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen.
Die Anwendung wird auf einem Server der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen) in Deutschland betrieben. Beim Aufruf werden technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, abgerufene Ressource, Browser-Typ) in Server-Protokollen verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb). Diese Protokolle werden kurzfristig gespeichert und dann gelöscht.
Für die Nutzung ist eine Anmeldung erforderlich. Wir setzen ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, um Ihre Anmeldung aufrechtzuerhalten. Es dient ausschließlich dem Betrieb (kein Tracking, keine Werbung). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Nutzung) und § 25 Abs. 2 TDDDG.
Sie erfassen in der Anwendung Geschäftsdaten, die personenbezogene Daten Ihrer Kundinnen und Kunden enthalten können (Name, Anschrift, E-Mail, Telefon, Rechnungs- und Zahlungsinformationen, Termine, Notizen). Diese Daten werden in der Datenbank der Anwendung gespeichert und ausschließlich zur Bereitstellung der Funktionen verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO sowie – für Buchungsbelege – gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 147 AO, GoBD).
Zur Bereitstellung einzelner Funktionen werden – nur bei aktiver Nutzung der jeweiligen Funktion – Daten an folgende Dienstleister übermittelt:
Wenn Sie die Sprachsteuerung oder die Belegfoto-Erkennung nutzen, werden die Audioaufnahme bzw. das Belegfoto zur Verarbeitung an die OpenAI, L.L.C. (USA) übermittelt und dort in Text bzw. strukturierte Daten umgewandelt.
Zur Auswertung von Sprach-/Texteingaben und Belegfotos wird der transkribierte Text bzw. das Bild an die Anthropic PBC (USA) übermittelt.
Die Übermittlung an Anbieter in den USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln bzw. eines Angemessenheitsbeschlusses (EU-US Data Privacy Framework), soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist. Bitte geben Sie über die Sprach-/Foto-Funktionen keine Daten ein, die Sie nicht an diese Dienste übermitteln möchten.
Erstellen Sie einen Zahlungslink, wird die Zahlung über die SumUp Limited (Irland) abgewickelt. Dabei werden die für die Zahlung erforderlichen Daten (Betrag, Rechnungsbezug) an SumUp übermittelt. Es gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung von SumUp.
Versenden Sie Belege oder Mahnungen per E-Mail, werden die Empfängeradresse und der Beleg über den von Ihnen konfigurierten E-Mail-Server (SMTP) versendet.
Wir speichern personenbezogene Daten, solange dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Buchungsbelege (Rechnungen, Buchungen) unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 8–10 Jahre) und werden bis zu deren Ablauf aufbewahrt. Übrige Daten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr benötigt werden.
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Wenden Sie sich für die Ausübung Ihrer Rechte an den oben genannten Verantwortlichen.
Soweit die Anwendung anderen Unternehmen zur Verarbeitung der Daten ihrer Kunden bereitgestellt wird, erfolgt dies im Rahmen einer Auftragsverarbeitung; hierfür wird mit dem jeweiligen Verantwortlichen ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen.
Stand: Juni 2026